La direction de Document de Direction de document contrôle le cycle de vie de documents dans votre organisation — comment
ils sont créés, est réexaminé, est publié, et est consommé, et comment ils sont finalement liquidé ou retenu. Bien que la « direction » de terme implique le contrôle de sommet-en bas d''informations, un système de direction de document efficace devrait refléter la culture de l''organisation l''utilisant. Les éléments d''un système de direction de document Une solution de direction de document efficace spécifie : • Quels types de documents et d''autre contenu peuvent être créés dans une organisation. • Quels gabarits pour utiliser pour chaque type de document. • Quel metadata pour pourvoir à chaque type de document. • Où emmagasiner des documents à chaque étape d''un cycle de vie du document. • Comment contrôler l''accès à un document à chaque étape de son cycle de vie. • Comment se déplacer des documents dans l''organisation comme les équipiers contribuent à la création des documents, la revue, l''approbation, l''édition, et la disposition. • Quelles politiques pour s''appliquer aux documents pour que les actions de document-relaté sont vérifié, les documents sont retenus ou sont liquidé convenablement, et content important à l''organisation est protégé. • Comment les documents sont convertis comme ils la transition d''une étape un autre pendant leurs cycles de vie. • Comment les documents sont traités comme les rapports d''entreprise, qui doivent être retenus selon les conditions légales et les indications d''entreprise. Le Serveur de SharePoint de Bureau de microsoft 2007 incluent des caractéristiques qui exécutent tous ces aspects de direction de document. Pour garantir que les travailleurs d''informations peuvent profiter facilement de ces capacités sans doit part de leurs opérations de tous les jours et des outils familiers, les applications dans le Bureau de Microsoft 2007 système — comme la Perspective de Microsoft et comme Microsoft Word — inclut aussi des caractéristiques qui soutiennent chaque étape dans un cycle de vie du document. Le processus de planification de direction de document consiste en le suivre les étapes majeures : Identifier les rôles de direction de document Analysent l''usage de document Planifie l''organisation de documents Planifie comment les mouvements de contenu entre les Emplacements Planifient des types contents Planifient les séquences de travail de Projet de contrôle contentes Planifient des politiques Cette analyse d''usage de document suggère les conclusions suivantes : • Les dirigeants de Projet ont besoin des bibliothèques dans les sites d''équipe pour emmagasiner d''idées d''engagement, les demandes d''engagement, et les brouillons de proposition. • Les Avocats ont besoin des bibliothèques dans un secteur de portique pour emmagasiner de gabarits de contrat et les contrats actifs. • Les dirigeants de Projet et les collaborateurs
ont besoin des bibliothèques dans les sites d''équipe pour rédige les résultats de recherche, deliverables, et les études de cas. • Les Clients ont besoin des bibliothèques dans un site d''Internet pour regarder deliverables final. • Tous membres de l''entreprise doivent accéder à à un site de Centre de Document pour regarder les meilleurs pratiques et les documents d''étude de cas. • Les directeurs d''entreprise de rapports et les avocats doivent accéder à à un Dépôt de Rapports d''entreprise pour maintenir des rapports d''entreprise.